La gestión documental permite tener de manera fÃsica el archivo de las historias sociales y a su vez registrar los resultados de acciones que cada área contempla respecto a los objetivos planteados con una familia, niño, niña y adolescente teniendo en cuenta los planes de Intervención según la necesidad.
Entre las metas propuestas a alcanzar como equipo profesional se puede destacar: el archivo oportuno de la documentación perteneciente a las historias sociales de participantes y la consolidación de conceptos a nivel multidimensional para estudios de caso de los NNA.
El alcance de dichas metas se puede identificar mediante la utilización de una metodologÃa que desde la coordinación realiza asignación de actividades por equipos, lo que indica que cada profesional asuma la ejecución de actividades como:
♦ Realización de llamadas de seguimiento post egreso ♦ Archivo y consolidación de conceptos de estudio de caso y seguimientos ♦ Asignación de familias para seguimiento y acompañamiento teniendo en cuenta cambio de modalidad (no presencial). Para este ejercicio y evitando atrasos durante los dÃas de cuarentena, el equipo se organizó de tal manera que los seguimientos se realicen de acuerdo a la distribución para el monitoreo de las familias, niños, niñas y adolescentes, registro en el drive, entre otros; por otro lado los estudios de caso se adelantan con programación del equipo psicosocial y se llevan a cabo de manera virtual, con asistencia del equipo pedagógico y de enfermerÃa, dejando como evidencias acta de reunión y formato de estudios de caso diligenciado para que sea archivado por parte del auxiliar administrativo. El sistema de gestión documental trabaja organizando y sistematizando hojas control asà como todos las historias sociales del servicio acudiendo a trabajar con todas las medidas de seguridad orientado su plan de acción a revisar historias con el fin de mantener al dÃa el proceso de archivo en general.